Comment organiser son assemblée d’approbation des comptes en 2020 ?

Afin de maintenir le fonctionnement des sociétés en dépit de l’épidémie de Covid-19, le gouvernement a adopté fin mars 2020, par ordonnances, une série de mesures dérogatoires portant notamment sur l’adaptation des règles d’approbation des comptes et de réunion des assemblées. En cette période particulière, les dirigeants de société peuvent ainsi bénéficier pour l’organisation de leur assemblée annuelle, d’une part, d’un allongement du délai légal d’approbation des comptes et, d’autre part, d’un recours simplifié aux assemblées « à huis clos ».

Reporter l’assemblée générale au-delà du délai légal

Par principe, l’assemblée générale des associés ou des actionnaires se réunit au moins une fois par an afin d’approuver les comptes de la société. Le délai légal pour l’approbation des comptes annuels est généralement de 6 mois à compter de la clôture de ces comptes à moins que la loi, les règlements ou les statuts sociaux n’en prévoient autrement.

Pour permettre la tenue des assemblées annuelles malgré le confinement, le gouvernement accorde aux dirigeants de société un délai supplémentaire de 3 mois (lequel s’ajoute au délai légal ou statutaire) pour les comptes non encore approuvés à la date du 12 mars 2020. Cette disposition exceptionnelle concerne ainsi l’approbation des comptes clos entre le 30 septembre 2019 et le mois suivant la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire. La prolongation du délai s’applique également de manière automatique dans les sociétés dotées d’un commissaire aux comptes, à la condition toutefois que ce dernier n’ait pas émis son rapport sur les comptes au 12 mars 2020.

A titre d’exemples, pour une clôture des comptes au 31 décembre 2019, une SARL tenue légalement de convoquer son assemblée générale annuelle pour le 30 juin 2020 au plus tard pourra la reporter sur simple décision de son ou de ses dirigeants jusqu’au 30 septembre 2020, tandis qu’une SAS dont les statuts prévoiraient une approbation des comptes dans les 4 mois qui suivent la clôture aura jusqu’au 31 juillet 2020 (au lieu du 30 avril 2020) pour faire approuver ses comptes.

Lorsque la société ne peut bénéficier du report automatique de délai ou lorsque l’organisation de l’assemblée annuelle atteint une complexité telle qu’il devient nécessaire d’en repousser la convocation au-delà du délai étendu, les dirigeants sociaux conservent la faculté de déposer une requête aux fins de prorogation du délai initial auprès du président du tribunal de commerce selon les modalités habituelles.

Réunir l’assemblée annuelle « à huis clos »

Tenues de respecter leurs échéances ou de gérer les situations urgentes (renouvellement de dirigeants, autorisations préalables…), certaines sociétés restent contraintes de maintenir leur assemblée annuelle dans les délais initialement prévus. Le gouvernement adapte, en conséquence, les règles de réunion et de délibération des assemblées générales de façon à en faciliter la préparation et le déroulement sans exiger la présence physique de leurs membres.

De fait, les sociétés sont temporairement autorisées à organiser leur assemblée d’approbation des comptes « à huis clos », en faisant appel à des modes de participation parfois non prévus dans leurs statuts. Ces séances dématérialisées ou votes à distance peuvent alors prendre différentes formes :

  • la conférence téléphonique ou audiovisuelle, même lorsque les statuts s’y opposent, sous condition de respecter certaines contraintes techniques telles qu’une retransmission continue et simultanée des débats et l’identification des participants ;
  • le vote à distance qui peut prendre la forme soit d’un vote par correspondance, soumis à certaines conditions, soit d’un vote électronique ;
  • la consultation écrite, dès lors que la loi offre cette possibilité au type de société concerné.

Le choix du dispositif de réunion « à huis clos » appartient à l’organe compétent pour convoquer l’assemblée. Cette compétence peut toutefois être déléguée, par écrit, au représentant légal de la société. Les membres de l’assemblée sont alors informés du mode de participation retenu et des modalités d’accès aux délibérations par tout moyen. Le procès-verbal devra comporter des mentions complémentaires liées aux mesures exceptionnelles.

Pour simplifier l’envoi des documents et informations préalables aux assemblées, l’usage des courriers électroniques est permis. L’utilisation des pouvoirs (appelés aussi mandats ou procurations) fait également l’objet de dispositions spécifiques pour s’adapter aux modes de participation « à huis clos ».

A l’exception des assouplissements introduits par les ordonnances, les assemblées dématérialisées et votes à distance restent soumis à toutes les autres règles applicables, notamment en matière d’information préalable et de droits des membres de l’assemblée.

Ces mesures dérogatoires concernent ainsi toute assemblée tenue ou à tenir entre le 12 mars et le 31 juillet 2020, sauf prolongation de la période par décret, si à la date de sa convocation ou de sa réunion une disposition administrative limite ou interdit les rassemblements de personnes à l’endroit où elle doit avoir lieu pour des motifs sanitaires.

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