Copropriétés : assemblées dématérialisées et report de dates

Succédant à une première série de mesures adoptées au cœur de l’épidémie de Covid-19, l’ordonnance n° 2020-595 du 20 mai 2020 offre, momentanément, aux syndics de copropriété la possibilité de tenir à distance les assemblées générales de copropriétaires et traite, dans l’attente, le sort des contrats de syndic et des mandats de conseillers syndicaux arrivés à expiration.

Nouvelle date de report des assemblées générales de copropriétaires

L’assemblée générale des copropriétaires se réunit autant de fois que nécessaire pour le bon fonctionnement de la copropriété. Elle doit, cependant, être convoquée a minima une fois dans les six mois suivant la clôture de l’exercice comptable. Mais pour cette année 2020, la crise sanitaire liée au Covid-19 est venue bouleverser le calendrier des assemblées de nombreuses copropriétés.

En réponse au prolongement de l’état d’urgence sanitaire (jusqu’au 10 juillet 2020), l’ordonnance du 20 mai 2020 adapte, une nouvelle fois, les délais accordés à titre dérogatoire pour la tenue de ces assemblées. Les copropriétaires ont désormais jusqu’au 31 janvier 2021 pour se réunir en assemblée générale et satisfaire ainsi à leur obligation légale.

Or, pour la plupart des copropriétés, c’est à l’occasion de cette assemblée que sont gérés les renouvellements de contrats de syndic et des mandats de conseillers syndicaux. En raison des restrictions liées aux rassemblements de personnes, de nombreux contrats de syndic et mandats de membres du conseil syndical arrivent ou arriveront à terme sans que la copropriété ait pu tenir d’assemblée en vue de pourvoir à leur renouvellement ou à leur remplacement.

Pour pallier cette carence et assurer une certaine continuité dans la gestion des copropriétés, l’ordonnance impose donc un renouvellement automatique applicable :

  • aux contrats de syndic arrivés à expiration entre le 12 mars 2020 et le 23 juillet 2020, dont le sort n’a pas été réglé par l’assemblée des copropriétaires avant la parution de l’ordonnance au Journal Officiel. Le contrat de syndic est alors renouvelé dans les mêmes conditions que le précédent, étant précisé que la rémunération est déterminée proportionnellement à la durée du renouvellement ;
  • aux mandats de membres du conseil syndical échus au cours de cette même période, lorsque l’assemblée générale des copropriétaires compétente pour les octroyer n’a pu, avant la publication de l’ordonnance, procéder à leur reconduction ou à leur remplacement.

Les contrats de syndic et mandats de conseillers syndicaux ainsi renouvelés prendront fin lors de la prochaine réunion des copropriétaires organisée sous forme d’assemblée générale, laquelle devra, en tout état de cause, intervenir le 31 janvier 2021 au plus tard.

Participer à distance aux assemblées générales de copropriété

Pour éviter la présence physique des copropriétaires aux assemblées générales durant la période de crise sanitaire, l’ordonnance du 20 mai 2020 facilite temporairement l’organisation des assemblées générales dématérialisées et des votes à distance.

Normalement réservée aux copropriétés dont l’assemblée générale a voté la mise en place et les modalités du dispositif en application du décret du 27 juin 2019, la possibilité de tenir des assemblées à distance est, à compter du 1er juin 2020 et jusqu’au 31 janvier 2021, ouverte à l’ensemble des syndicats de copropriétaires.

Le syndic peut, dès lors, proposer aux copropriétaires de participer aux assemblées générales :

  • par visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique qui permet d’identifier les participants, de transmettre leurs voix et d’assurer la retransmission continue et simultanée des délibérations. En cas de tenue d’une assemblée dématérialisée, les copropriétaires conservent la possibilité de voter par correspondance avant la réunion ;
  • au moyen exclusif de votes par correspondance lorsque l’organisation d’une assemblée par voie électronique ne peut être envisagée.

Les copropriétaires sont informés par la convocation du dispositif retenu pour la tenue de l’assemblée générale et des modalités de vote à distance. Aucun lieu de réunion n’est, de fait, mentionné.

Lorsque les convocations ont déjà été adressées aux copropriétaires, le syndic conserve néanmoins la faculté d’organiser une assemblée générale à distance. Il lui appartient, dans ce cas, de transmettre à chaque copropriétaire les informations nécessaires quinze jours au moins avant la date de l’assemblée.

L’ordonnance admet également qu’un mandataire puisse détenir plus de trois délégations de vote de copropriétaires tant que la somme des voix mises ainsi à sa disposition reste dans la limite de 15 % du nombre total de voix du syndicat des copropriétaires (contre 10 % en temps normal).

Enfin, établi par le syndic en cours de séance et signé à l’issue de la réunion lors d’une assemblée tenue en présentiel, le procès-verbal de l’assemblée générale dématérialisée doit, quant à lui, être signé par le président de séance et, le cas échéant, le ou les scrutateurs, dans un délai de huit jours à compter de la date de l’assemblée. Un délai identique est accordé au président de séance pour certifier exacte la feuille de présence.

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